Behandle personopplysninger betyr å samle inn, registrere eller sette sammen opplysninger om personer som vi trenger for å kunne gi forsvarlige tjenester eller god saksbehandling. Som kommune er vi forpliktet til å lagre opplysningene på en lovlig og sikker måte. Personvernerklæringen inneholder informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler, hvordan vi behandler og sikrer de, og rettighetene til den som er registrert.
Hvem er behandlingsansvarlig?
Rådmannen i kommunen er øverste ansvarlig for behandling av personopplysninger.
Hva er det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysningene dine?
Vi behandler personopplysninger når vi skal saksbehandle eller gi kommunale tjenester. Når vi behandler personopplysninger, skjer det innenfor rammene av de lover og forskrifter som regulerer våre oppgaver og plikter. Sentrale lover er forvaltningsloven, plan- og bygningsloven, lov om helse- og omsorgstjenester og opplæringsloven, samt personopplysningsloven.
Hvor henter vi opplysninger fra?
Vi innhenter først og fremst opplysninger fra deg direkte når du søker om tjenester eller melder deg på aktiviteter.
Når vi skal behandle din sak, trenger vi ofte flere opplysninger fra andre nasjonale register som folkeregister, skattemyndigheter eller NAV. Da kan du enten innhente disse opplysningene selv, eller du kan samtykke til at vi innhenter de for deg. Det siste gir ofte en raskere saksbehandling siden vi innhenter opplysningene elektronisk.
Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til hele eller deler av befolkningen, innhenter vi også opplysninger fra folkeregisteret. Eksempel på dette er når vi skal tilby skole og helsestasjonstjenester til barn. I disse tilfellene har vi egen lovhjemmel for å innhente opplysninger uten samtykke.
Hvilke personopplysninger behandler vi?
Vanligvis behandler vi navn, fødselsnummer, adresse og e-post sammen med de opplysningene som en nødvendig for å behandle saken din. Hvis det er av betydning for saken, behandler vi også opplysninger om ektefelle/samboer og barn.
Innen helse- og omsorg, barnevern og tilsvarende tjenester behandler vi også opplysninger om helse og personlige forhold.
Vi behandler også enkelte opplysninger om elevers bruk av Lier kommunes digitale verktøy som en del av skolehverdagen.
Hvordan behandler vi personopplysningene dine?
Lier kommune bruker elektroniske fagsystem når vi saksbehandler eller dokumenterer at vi utfører tjenester.
Har du gitt opplysninger til kommunen blir de overført til et elektronisk fagsystem. Deretter blir de brukt i saksbehandling. Dette gjelder uavhengig av om du har sendt inn elektronisk eller per post.
Opplysningene vi har registrert om deg er aktive så lenge vi gir deg tjenester eller behandler saken din. Etter dette overføres opplysningene til arkivet. Vi må kunne dokumentere hvilke tjenester vi har gitt deg eller hva som har skjedd i saken din. Det er lovene som bestemmer hvor lenge vi må bevare disse opplysningene.
Hvem har tilgang til personopplysningene dine?
Det er kun ansatte som jobber med din sak, eller som skal kunne bistå i din sak, som skal ha tilgang til dine opplysninger. De ansatte skal kun gjøre dette når det er nødvendig for arbeidsoppgavene deres.
Spesielt hvis du får tjenester fra NAV: NAV har en statlig del og en kommunal del. De ansatte som jobber i den statlige delen, har tilgang på enkelte opplysninger om deg hvis du er registrert i kommunens system for saksbehandling av sosiale tjenester.
Hvordan beskytter vi opplysningene dine?
Vi beskytter opplysningene i registrene våre på ulike måter. Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at:
- uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger
- opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for de
- opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert
Vi har også etablert tiltak (internkontroll og internrevisjon) for å sikre at det er bare er godkjente personer i kommunen som har tilgang til opplysningene dine.
Hvem utleverer vi personopplysningene dine til?
Lier kommune har taushetsplikt og kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det. Eksempler på det siste kan være lovpålagt rapportering til helseregister, eller elevresultater i nasjonale prøver.
I klagesaker mot kommunen vil vi også oversende personopplysninger til klageorganet.
Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?
Lovene som regulerer Lier kommunes virksomhet, bestemmer også hvor lenge vi skal oppbevare dine personopplysninger.
Det er stor variasjon fra lov til lov på hvor lenge opplysninger skal bevares, og vi ønsker ikke å bevare opplysninger lenger enn det vi har grunnlag for. Ønsker du mer opplysninger om dette, kan du henvende deg til personvernombudet (se kontaktinformasjon under Personvernombud nederst på denne siden).
Hvilke rettigheter har du?
Hvis du er registrert i våre systemer, har du disse rettighetene etter personopplysningsloven:
Innsyn
Du har rett til å få informasjon om:
- hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg
- hvor disse er hentet fra
- til hvilke formål og oppgaver de blir brukt
- hvis opplysningene har blitt gitt videre til noen andre, hvem de har blitt gitt videre til
Hvis du ønsker innsyn kan du benytte dette skjemaet:
Personopplysninger - innsyn, retting, sletting og innsigelse
Du vil da bli tatt videre til en skjemaløsning hvor du først må legitimere deg, og deretter kan velge hvilke personopplysninger du ønsker innsyn i. Henvendelsen din skal behandles raskest mulig, og senest innen 30 dager.
Retting av feil
Hvis du oppdager at vi har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, kan du be om å få disse rettet eller oppdatert. Bruk i tilfelle det samme skjemaet som når du ber om innsyn.
Mulighet til å klage
Hvis du mener at vi ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet i Norge. Informasjon om hvordan du bør gå frem finner du på Datatilsynet sine nettsider.
Personvernombud
Personvernombudet veileder kommunen slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Personvernombudet skal også bistå deg med å ivareta dine rettigheter, samt påpeke brudd på regelverket overfor den som er ansvarlig.
Selv om personvernombudet er ansatt i kommunen, har personvernombudet en uavhengig stilling i sitt arbeid som ombud. Personvernombudet er ikke underlagt ledelsens instruksjonsmyndighet når det utfører sin rolle.
Kontakt personvernombudet:
Simen Borgeteien Myrvold,
personvernombud Lier kommune
E-post: personvernombud@lier.kommune.no